Privacybeleid
Waarom verwerken wij persoonsgegevens?
Om jou als webshop goede service te bieden hebben wij je persoonsgegevens nodig. Als je een product bij ons koopt, hebben we een contractuele overeenkomst. Wij hebben de plicht te leveren en garantie te geven. Jij hebt het recht te ontvangen. We hebben je persoonsgegevens nodig bij:
- Het plaatsen van een order
- Het bezorgen van een order
- Het verwerken van retourneren en garantiegevallen
Ook kunnen we deze gegevens gebruiken omdat we je nu en in de toekomst een zo goed mogelijke ervaring willen bieden in onze webshop, juridisch wordt dit omschreven als ‘gerechtvaardigd belang’. We verliezen daarbij je privacy nooit uit het oog en beperken de hoeveelheid persoonlijke data zoveel mogelijk. Waar mogelijk bijvoorbeeld alleen een emailadres. Denk hierbij aan:
- Bezoek aan onze website
- Contact per mail
- Persoonlijk advies
- Nieuwsbrief en email
- (Gerichte) acties zoals kortingscodes
- Het uitvoeren van analyses en bepalen algemene strategie
Welke persoonsgegevens verwerken wij?
Om bovenstaande diensten te kunnen verlenen, verwerken zijn de volgende persoonsgegevens van jou:
- Indien je je aanmeldt voor de nieuwsbrief: e-mailadres
- Indien je een bestelling plaatst: naam (voor- en achternaam), adres, woonplaats, e-mailadres en telefoonnummer
- Indien je een contactformulier invult: naam (voor- en achternaam), e-mailadres en telefoonnummer
- Wanneer je onze site bezoekt: IP-adres
Met wie delen wij je persoonsgegevens?
Wij delen je gegevens met partijen die noodzakelijk zijn om je goed van dienst te kunnen zijn. Hieronder volgt een lijst van bedrijven met wie we samenwerken om je zou goed mogelijk van dienst te kunnen zijn:
1. HappyFilment in Soest
Ons externe magazijn heeft je adres nodig dat op jouw pakket gezet moet worden.
2. WooCommerce. Dit is onze webwinkelsoftware. Hierin worden je gegevens opgeslagen. WooCommerce gebruikt je gegevens om je bestellingen te kunnen verwerken (levering, facturering en voorraadbeheer) en om technische ondersteuning te bieden, maar zullen je gegevens nooit gebruiken voor een ander doel.
3. Ons interne team bestaande uit de oprichter en operatief manager, een persoonlijke assistent en een financial manager.
4. WordPress. Dit is onze CMS en hostingpartij. Zij slaan eveneens gegevens op en hebben hier toegang toe om ons technische ondersteuning te bieden, maar zullen je gegevens nooit gebruiken voor een ander doel.
5. Mollie. Dit is onze payment provider, dat wil zeggen dat deze software het mogelijk maken dat je op onze website kunt betalen met iDeal en Paypal. Mollie slaat gegevens zoals je naam, emailadres, bestelnummer en het bankrekeningnummer waarmee je betaald hebt op. Ook hebben ze toegang tot jouw gegevens om ons technische ondersteuning te bieden, maar zullen je gegevens nooit gebruiken voor een ander doel. Mollie is gecertificeerd CPSP.
6. PayPal. Dit is eveneens een payment provider en via deze software kun je betalen met PayPal op onze website. PayPal slaat gegevens zoals je naam, emailadres en bestelnummer op. Ook hebben ze toegang tot jouw gegevens om ons technische ondersteuning te bieden, maar zullen je gegevens nooit gebruiken voor een ander doel.
7. Gmail. Dit is onze emailprovider. Als je een mailtje naar ons stuurt, komt dat in Gmail terecht. Om je goed te kunnen helpen (bijvoorbeeld om te kunnen terugzoeken wat ons antwoord was op je vraag van een paar maanden terug) bewaren we je mails zolang dat nodig is om je zo goed mogelijk van dienst te kunnen zijn.
8. Google Analytics. Dit is een toepassing van Google die het mogelijk maakt analyses te maken van het gedrag van jou als bezoeker op onze site. Hierdoor kunnen we onze producten en diensten beter afstemmen op de behoefte die we kunnen analyseren aan de hand van Google Analytics. Met Google Analytics hebben we een zogeheten verwerkingsovereenkomst afgesloten waarin zijn verklaren te voldoen aan de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming) en de binnen de EU geldende variant hierop.
9. Mailchimp. Dit is onze nieuwsbrief provider. Mailchimp bewaart je gegevens om je het digitale magazine Yippie! ( die je automatisch gratis krijgt bij je bestelling) te versturen en sporadische opvolgmails. Je kunt je altijd afmelden. Mailchimp zal je mailadres gebruiken om deze te versturen. Mailchimp zal je gegevens nooit gebruiken voor een ander doel. Ook met Mailchimp hebben we een zogeheten verwerkingsovereenkomst.
Al deze partijen zijn verplicht om passende beveiligingsmaatregelen te nemen. Ook houden zij rekening met de geldende wettelijke bewaartermijnen voor persoonsgegevens.
Wij bewaren jouw gegevens zolang je klant bij ons bent. Dit betekent dat wij je klantprofiel (account) bewaren totdat je aangeeft dat je niet langer van onze diensten gebruik wilt maken. Als je dit bij ons aangeeft zullen wij al jouw persoonsgegevens in onze en door ons gebruikte systemen wissen. Op grond van toepasselijke administratieve verplichtingen moeten wij ook dan nog facturen met je (persoons)gegevens bewaren voor zolang de toepasselijke termijn loopt. Medewerkers hebben dan echter geen toegang meer tot je klantprofiel en documenten die wij naar aanleiding van je opdracht hebben vervaardigd.
Hoe beveiligen we jouw gegevens?
We doen ons uiterste best om zowel op technisch als organisatorisch vlak je gegevens zo goed mogelijk te beschermen. Op technisch vlak houden wij ons aan de algemeen geaccepteerde veiligheidsvoorschriften.
Hoe lang slaan we je gegevens op?
- We houden ons aan de bewaarplicht van de belasting, deze gegevens moeten wij verplicht 5 jaar bewaren
- Als een account vijf jaar niet gebruikt wordt, dan verwijderen we dit inactieve account, je hoeft daar niet om te vragen
- Natuurlijk kun je zelf vragen of wij je persoonsgegevens willen verwijderen
Na verwijdering zijn jouw gegevens niet meer toegankelijk voor ons.
Anonieme gegevens kunnen wij langer bewaren, bijvoorbeeld het bestelbedrag zodat we onze omzet over de jaren kunnen vergelijken en bijhouden.
Recht op het inzien, wijzigen of verwijderen van gegevens
Wil je je gegevens inzien, wijzigen of permanent verwijderen? Stuur ons dan een mail met je verzoek. We zullen je aanvraag in behandeling nemen en binnen 5 werkdagen reageren. Noem het emailadres waarmee je geregistreerd bent, zodat we je om aanvullende gegevens kunnen vragen om zeker te weten dat jij het bent.
Belangrijk: na verwijdering ben je zelf verantwoordelijk voor het bewaren van je bestelgegevens en facturen, deze gegevens kun je nodig hebben in geval van garantie.
Je kunt je gemakkelijk voor de nieuwsbrie uitschrijven door onder in een door jou ontvangen nieuwsbrief op de afmeldlink te klikken.
Klacht indienen en recht van bezwaar
Je hebt het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens als je vermoedt dat wij je gegevens op een verkeerde manier gebruiken. Ook heb je in voorkomende gevallen het recht bezwaar te maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens in opdracht van Infinirgy. In beide gevallen zullen wij onmiddellijk de gegevensverwerking staken in afwachting van de afhandeling van je klacht of bezwaar. Is je klacht of bezwaar gegrond dat zullen wij afschriften en/of kopieën van gegevens die wij (laten) verwerken aan jou ter beschikking stellen en daarna de verwerking blijvend staken.
